Sistem Informasi Akuntansi (Pengantar Pemrosesan Transaksi)

Pengantar Pemrosesan Transaksi

A.        Gambaran Umum Pemrosesan Transaksi

Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan mata uang.

Transaksi keuangan dibagi menjadi dua macam, yaitu :

1.      Transaksi keuangan eksternal yaitu transaksi penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pembebanan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan.

2.      Transaksi keuangan internal yaitu depresiasi aktiva tetap, aplikasi tenaga kerja, aplikasi bahan baku, aplikasi overhead proses produksi, dan transaksi persediaan dari satu departemen ke departemen lain.

Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan :

1.    Siklus Pengeluaran (The Expenditure Cycle) yaitu pengeluaran sebagai ganti dari sumber daya.

2.    Siklus Konversi (The Conversion Cycle) menyediakan nilai tambah melalui produk atau jasanya.

3.    Siklus Pendapatan (The Revenue Cycle) menerima pendapatan dari sumber luar.

B.  Pencatatan  Akuntansi

1.   Sistem Manual

a.   Dokumentasi

Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen, yaitu : dokumen sumber, dokumen produk, dokumen perputaran.

b.   Jurnal

Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Jurnal menyimpan catatan transaksi perusahaan yang lengkap sehingga dapat digunakan sebagai sarana untuk membukukannya ke akun-akun. Terdapat dua jenis jurnal yaitu :  Jurnal khusus, Jurnal umum.

c.   Buku Besar

Buku besar adalah buku akun keuangan, yang mecerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Ada dua jenis buku besar, buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum yaitu rangkuman dari informasi akun-akun perusahaan. Buku besar pembantu yaitu berisi rincian akun individual seperti piutang, hutang dan persediaan, sehingga memungkinkan pengendalian dan dukungan ke operasi yang lebih baik.

d.   Jejak Audit

Dokumen, jurnal dan buku besar merupakan jejak audit. Bagi seorang akuntan yang paling penting dari audit adalah audit akhir tahun. Secara berkala, audit eksternal akan mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis atas nama pemegang saham dan pihak-pihak lain yang terkait. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapannya. Auditor akan menelusuri setiap jenis transaksi apakah benar-benar dilakukan semestinya sehingga ia dapat menyimpulkan kelayakan laporan keuangan perusahaan tersebut. Oleh karena itu, jejak audit sangat penting dalam proses tersebut.

2.   Sistem berbasis Komputer

Pada sistem berbasis komputer jejak audit lebih sulit diamati dibanding pada sistem manual tradisional. Pencatatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis :

Ø File master (master file). File master yaitu file yang umumnya berisi data akun, seperti buku besar dan buku besar pembantu.

Ø File transaksi (transaction file). File transaksi yaitu file sementara dari catatan transaksi yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master, seperti pesanan penjualan, dan penerimaan kas.

Ø File referensi (reference file). File referensi yaitu file penyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk proses transaksi.

Ø File arsip (archive file). File arsip yaitu file yang berisi catatan transaksi pada waktu lampau yang digunakan kembali untuk referensi dimasa mendatang sehingga sangat penting bagi jejak audit, meliputi jurnal, daftar nama karyawan, dan file kredit pelanggan untuk meningkatkan penjualan kredit.

C.  Teknik Dokumentasi

Ada enam teknik dokumentasi dasar, yaitu :

1.   Diagram Arus Data

2.   Diagram Relasi Entitas

3.   Bagan Alir Dokumen

4.   Bagan Alir Sistem

5.   Bagan Alir Program

6.   Diagram Tata Record

D.  Sistem Akuntansi Komputer

Sistem akuntansi berbasis komputer terbagi menjadi dua bagian , sistm batch dan sistem real time dimana perbedaan keduanya ialah sebagai berikut.

Ø Jeda Waktu. Pemrosesan batch memerlukan jeda waktu antara kegiatan ekonomi dengan waktu pencatatannya, contohnya adalah pemrosesan gaji yang dibayar secara periodik. Sistem real time akan memproses kejadian ekonomi ketika saat terjadinya, sebagai contoh sistem pemesanan tiket pesawat oleh calon penumpang secara langsung.

Ø Sumber Daya. Sistem batch menggunakan sedikir sumber daya karena sistem ini dapat menggunakan file berurutan yang disimpan dalam pita magnetis. Sistem real time menggunakan file akses langsung sehingga memerlukan peralatan yang mahal seperti cakram magnetis.

Ø Efesiensi Operasional. Sistem real time memproses sejumlah besar transaksi setiap hari sehingga menciptakan ketidakefisien karena satu transaksi dapat mempengaruhi beberapa akun dan tidak semua akun ini perlu diperbarui secara real time. Pemrosesan sistem batch dapat mengeliminasi aktivitas-aktivitas yang tidak diperlukan saat proses pemrosesan sehingga mengefisiensi operasional.