RMK Sistem Informasi Akuntansi (Prosedur Pembelian dan Pengeluaran

SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN I : PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Siklus pengeluaran (Spending cyle atau expenditue cyle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyiapkan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

1.1      Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

a.   Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan menginputnya ke komputer.

b.   Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

c.   Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

d.   Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

e.   Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian terdiri atas :

a.   Permintaan Barang (Material requisition atau pengeluaran requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

b.   Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

c.   Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan deskripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang dan jasa yang hendak dibeli.

d.   Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

e.   Faktur Penjualan (invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harg termasuk ongkos angkut, asuransu, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

1.2      Sistem Pembelian Manual

Menurut James Hall, terdapat 5 departemen yang terlibat dalam sistem pembelian manual, yaitu :

a.   Pengendali Persediaan

b.   Departemen Pembelian

c.   Bagian Penerimaan

d.   Bagian Utang Usaha

e.   Bagian Buku Besar

1.3      Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan bahwa kreditur yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

Sistem pengeluaran terdiri dari 3 proses yaitu :

a.   Proses utang usaha yang meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.

b.   Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan ke cek para pemasok. Salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tesebut.

c.   Pada akhir peiode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah :

a.   Bukti kas keluar

b.   Cek

c.   Permintaan cek

Bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah :

a.   Bagian yang memerlukan pengeluaran kas

b.   Bagian kas

c.   Bagian akuntansi

d.   Bagian pemeriksaan intern

1.4      Sistem Manual Pengeluaran Kas

Sistem manual pengeluaran kas yaitu terdiri dari :

a.   Bagian Utang Usaha

b.   Bagian Pengeluaran Kas

c.   Bagian Buku Besar