SIKLUS PENDAPATAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

“SIKLUS PENDAPATAN”

A.  Tinjauan Umum Aktivitass Siklus Pendapatan

Penyajian fungsi logis dari siklus pendapatan dapat dengan lingkungan manual yaitu dengan diagram arus data (data flow diagram- DFD) dan bagan alir dokumen. Meskipun sebagian besar organisasi memakai sistem komputerisasi namun sistem manual harus dipelajari lebih dulu sebelum mempelajari sistem komputerisasi.

DFD (data flow diagram) memberikan tinjauan umum tentang aktivitas logis yang membentuk sistem pemrosesan sistem penjualan, proses ini dapat dideskripsikan dalam langkah-langkah berikut :

1.   Pelanggaran memesan barang yang akan dibeli yang kemudian departemen penjualan mencatat peristiwa ini pada pesanan penjualan.

2.   Mengasahkan transaksi dengan meminta persetujuan kredit untuk pelanggan.

3.   Saat kredit disetujui. Informasi penjualan dilanjutkan ke proses penagihan, gudang dan pengiriman.

4.   Pengiriman barang ke pelanggan.

5.   Proses penagihan mengumpulkan dokumen-dokumen yang relevan mengenai transaksi tersebut dan menagih pelanggan kemudian mengirim informasi ini ke proses piutang dagang dan proses pengendalian persediaan.

6.   Bagian piutang dagang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam akun pelanggan.

7.   Bagian pengendalian persediaan menggunakan informasi dari bagian penagihan unutk menyesuaikan record persediaan.

8.   Secara berkala proses penagihan, piutang dagang, dan mengendalikan persediaan mengirim informasi ke proses buku besar umum. Hal ini termasuk (1) total penjualan dari penagihan, (2) total kenaikan piutang dagang, dan (3) total penurunan persediaan.

B.  Prosedur Manual

Urutan aktivitas secara manual yang melalui departemen yang dipengaruhi oleh proses penjualan. Adapun ururtan aktivitas penjualan secara manual yaitu mulai dari:

1.   Departemen Penjualan	2.   Departemen Kredit
3.   Prosedur Gudang	4.   Departemen Pengiriman
5.   Departemen Penagihan	6.   Departemen Pengendalian Persediaan
7.   Depatemen Piutang Dagang	8.   Departemen Buku Besar Umum

C.  Prosedur Back-Order

Ketika jumlah barang persediaan di dalam gudang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan. Maka akan dibuat dokumen back order. Dokumen back order kemudian ditempatkan pada file tersendiri sampai barang persediaan tersebut dikirim oleh pemasok. Back order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru diproses.

D.  Retur Penjualan

Suatu ketika pelanggan mengambil barang yang sudah dibelinya, hal ini disebabkan oleh beberapa hal yaitu penjual mengirim barang yang salah, barang yang dikiim ternyata cacat, barang tersebut rusak pada saat pengiriman, penjual terlalu terlambat mengirim barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan dan pembeli menolak pengiriman tersebut.

Adapun prosedur retur penjualan sebagai beikut :

1.   Departemen Penerimaan Barang, 2. Departemen Penjualan , 3. Departemen Kredit, 4. Departemen Penagihan, 4. Departemen Pengendalian Persediaan Dan Piutang Dagang, 5. Departemen Buku Besar Umum

E.  Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan kas menggambarkan penerimaan kas untuk pembayaran piutang dagang serta pembayaran secara tunai. Adapun prosedur yang dilibatkan dalam penerimaan kas adalah sebagai berikut:

1.    Prosedur Ruang Penerimaan dokumen

2.    Departeme penerimaan kas

3.    Departemen piutang dagag

4.    Departemen buku besar

5.    Departemen Controlel

F.  Pengendalian Siklus Pendapatan

Aktivitas pengendalian yang khusus digunakan dalam siklus pendapatan yaitu : 1. Otorisasi transaksi, 2. Pemisahan tugas, 3. Supervisi, 4. Catatan akuntansi, 5. Pengendalian Akses, 6. Verivikasi independen.

G.   Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Teknologi juga dapat digunakan sebagai alat yang sangat bagus untuk mencapai perbuhan organisasi.

1.   Otomatiskan pemrosesan pesanan penjualan dengan teknologi batch

2.   Rekayasa ulang pemrosesan pesanan penjualan dengan teknologi real-time

3.   Prosedur penerimaan kas otomatis

H.   Sistem Poin Of Sale

Merupakan sistem siklus pendapatan yang hanya uang tunai, cek dan pembayaran tunai saja yang dapat digunaka. Perusahaan tidak menyimpan rekening pelanggan. Persediaan disimpan di toko dan pelanggan secara langsung dapat mengambil barang yang akan dibeli dan membawanya ke kasir pembayaran dimana transaksi dimulai.

Sistem Informasi Akuntansi (Pengantar Pemrosesan Transaksi)

Pengantar Pemrosesan Transaksi

A.        Gambaran Umum Pemrosesan Transaksi

Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan mata uang.

Transaksi keuangan dibagi menjadi dua macam, yaitu :

1.      Transaksi keuangan eksternal yaitu transaksi penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pembebanan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan.

2.      Transaksi keuangan internal yaitu depresiasi aktiva tetap, aplikasi tenaga kerja, aplikasi bahan baku, aplikasi overhead proses produksi, dan transaksi persediaan dari satu departemen ke departemen lain.

Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan :

1.    Siklus Pengeluaran (The Expenditure Cycle) yaitu pengeluaran sebagai ganti dari sumber daya.

2.    Siklus Konversi (The Conversion Cycle) menyediakan nilai tambah melalui produk atau jasanya.

3.    Siklus Pendapatan (The Revenue Cycle) menerima pendapatan dari sumber luar.

B.  Pencatatan  Akuntansi

1.   Sistem Manual

a.   Dokumentasi

Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen, yaitu : dokumen sumber, dokumen produk, dokumen perputaran.

b.   Jurnal

Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Jurnal menyimpan catatan transaksi perusahaan yang lengkap sehingga dapat digunakan sebagai sarana untuk membukukannya ke akun-akun. Terdapat dua jenis jurnal yaitu :  Jurnal khusus, Jurnal umum.

c.   Buku Besar

Buku besar adalah buku akun keuangan, yang mecerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Ada dua jenis buku besar, buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum yaitu rangkuman dari informasi akun-akun perusahaan. Buku besar pembantu yaitu berisi rincian akun individual seperti piutang, hutang dan persediaan, sehingga memungkinkan pengendalian dan dukungan ke operasi yang lebih baik.

d.   Jejak Audit

Dokumen, jurnal dan buku besar merupakan jejak audit. Bagi seorang akuntan yang paling penting dari audit adalah audit akhir tahun. Secara berkala, audit eksternal akan mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis atas nama pemegang saham dan pihak-pihak lain yang terkait. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapannya. Auditor akan menelusuri setiap jenis transaksi apakah benar-benar dilakukan semestinya sehingga ia dapat menyimpulkan kelayakan laporan keuangan perusahaan tersebut. Oleh karena itu, jejak audit sangat penting dalam proses tersebut.

2.   Sistem berbasis Komputer

Pada sistem berbasis komputer jejak audit lebih sulit diamati dibanding pada sistem manual tradisional. Pencatatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis :

Ø File master (master file). File master yaitu file yang umumnya berisi data akun, seperti buku besar dan buku besar pembantu.

Ø File transaksi (transaction file). File transaksi yaitu file sementara dari catatan transaksi yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master, seperti pesanan penjualan, dan penerimaan kas.

Ø File referensi (reference file). File referensi yaitu file penyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk proses transaksi.

Ø File arsip (archive file). File arsip yaitu file yang berisi catatan transaksi pada waktu lampau yang digunakan kembali untuk referensi dimasa mendatang sehingga sangat penting bagi jejak audit, meliputi jurnal, daftar nama karyawan, dan file kredit pelanggan untuk meningkatkan penjualan kredit.

C.  Teknik Dokumentasi

Ada enam teknik dokumentasi dasar, yaitu :

1.   Diagram Arus Data

2.   Diagram Relasi Entitas

3.   Bagan Alir Dokumen

4.   Bagan Alir Sistem

5.   Bagan Alir Program

6.   Diagram Tata Record

D.  Sistem Akuntansi Komputer

Sistem akuntansi berbasis komputer terbagi menjadi dua bagian , sistm batch dan sistem real time dimana perbedaan keduanya ialah sebagai berikut.

Ø Jeda Waktu. Pemrosesan batch memerlukan jeda waktu antara kegiatan ekonomi dengan waktu pencatatannya, contohnya adalah pemrosesan gaji yang dibayar secara periodik. Sistem real time akan memproses kejadian ekonomi ketika saat terjadinya, sebagai contoh sistem pemesanan tiket pesawat oleh calon penumpang secara langsung.

Ø Sumber Daya. Sistem batch menggunakan sedikir sumber daya karena sistem ini dapat menggunakan file berurutan yang disimpan dalam pita magnetis. Sistem real time menggunakan file akses langsung sehingga memerlukan peralatan yang mahal seperti cakram magnetis.

Ø Efesiensi Operasional. Sistem real time memproses sejumlah besar transaksi setiap hari sehingga menciptakan ketidakefisien karena satu transaksi dapat mempengaruhi beberapa akun dan tidak semua akun ini perlu diperbarui secara real time. Pemrosesan sistem batch dapat mengeliminasi aktivitas-aktivitas yang tidak diperlukan saat proses pemrosesan sehingga mengefisiensi operasional.