RMK Sistem Informasi Manajemen Bab 12

Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan

A.      Sistem Informasi dan Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dalam bisnis biasanya terbatas pada pihak manajemen. Sekarang ini, karyawan golongan rendah bertanggung jawab atas beberapa keputusan ini, karena sistem informasi membuat informasi menjadi tersedia untuk golongan yang lebih rendah dalam bisnis.

1.    Nilai Bisnis Dari Pengambilan Keputusan yang Telah Ditingkatkan

Berbagai keputusan diambil berdasarkan berbagai tingkatan dalam perusahaan , dan beberapa keputusan bersifat rutin, umum, dan banyak.

2.    Jenis Keputusan

• Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision) adalah keputusan yang pengambilan keputusannya harus memberikan penilaian, evaluasi, dan pengertian untuk memecahkan masalahnya.
• Keputusan terstruktur (structured decisioni), sebaliknya, sifatnya berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang jelas dalam menanganinya, sehingga tidak perlu diperlakukan seakan-akan masih baru. Banyak keputusan memiliki elemen-elemen dari kedua jenis keputusan ini.
• Keputusan semiterstruktur (semistructured decisioni), yaitu yang hanya sebagian masalahnya mempunyai jawaban yang jelas tersedia dengan prosedur yang disetujui bersama.

3.    Proses Pengambilan Keputusan

Mengambil keputusan adalah proses yang melibatkan banyak langkah. Simon (1960) menyatakan empat tahapan berbeda dalam mengambil keputusan: kecerdasan, rancangan, pilihan, dan implementasi. Tahapan ini bersesuaian dengan empat langkah pemecahan masalah yang digunakan sepanjang buku ini.

• Kecerdasan (intelligence) terdiri atas menemukan, mengidentifikasi dan memahami masalah yang terjadi pada organisasi. Mengapa masalah itu terjadi, di mana, dan akibat apa yang dialami perusahaan.
• Rancangan (design) melibatkan identifikasi dan pencarian berbagai solusi masalah.
• Pilihan (choice) adalah tentang memilih alternatif solusi yang ada.
• Implementasi (implementation) adalah tentang membuat alternatif yang dipilih dapat bekerja, dan tetap mengawasi seberapa baik kerja solusi tersebut.

4.    Manajer dan Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata

v Peran Manajer

Para manajer memainkan peran penting dalam organisasi. Tanggung jawab mereka adalah mengambil keputusan, membuat laporan, menghadiri rapat, hingga merencanakan pesta ulang tahun.

Manajemen gaya klasik (clasical model of management), yang menjelaskan apa yang dilakukan manajer, jarang sekali dipertanyakan sejak awal mulanya di tahun 1920-an hingga tahun-tahun belakangan ini. Henri Fayol dan para penulis lainnya pertama-tama menjelaskan lima fungsi klasik dari manajer, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, mengoordinasikan, memutuskan dan mengendalikan.

Model manajemen klasik menjelaskan fungsi manajerial secara formal , tetapi tidak menunjukan apa yang dilakukan para manajer secara terperinci saat mereka merencanakan, memutuskan sesuatu, dan mengendalikan pekerjaan orang lain. Model keperilakuan (behavioral model) menyatakan bahwa perilaku manajer yang sebenarnya terlihat tidak lebih sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisasi dengan baik daripada yang kita percayai dalam rangka model klasik.

Peran manajerial (managerial roles) adalah perkiraan-perkiraan aktivitas yang seharusnya dilakukan para manajer organisasi.

Peran Interpersonal (interpersonal role), para manajer bertindak sebgai figur utama dalam organisasi ketika mereka mewakili perusahaan mereka kepada dunia luar dan melakukan tugas-tugas simbolik, seperti memberikan penghargaan kepada karyawan manajer bertindak sebagai pemimpin, memberi motivasi, nasihat, dan mendukung bawahannya.

Peran Informasi (informational role), manajer bertindak sebagai pusat saraf dari organisasi, menerima informasi terkini yang paling konkret dan mendistrinbusikannya kembali kepada mereka yang memerlukannya.

Peran Pengambil Keputusan (decisional role), mereka bertindak sebagai wirausahawan dalam mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, menangani gangguan-gangguan yang muncul dalam organisasi.

Penyaringan Manajemen. Walaupun dengan informasiyang tepat waktu dan akurat, ada manajer yang dapat mengambil keputusan buruk. Manajer (sama dengan manusia lainnya) menerima informasi melalui berbagi tahap penyaringan yang masuk akal tentang dunia di sekitar mereka.

Politi dan Inersia Organisasional. Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk melakukan tindakan-tindakan yang bersifat menentukan.

v Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata

Kini kita dapat melihat Sistem Informasi tidk dapat membantu semua peran manajerial. Dan dalam peran manajerial di mana sistem informasi dapat membantu mengambil keputusan, investasi dalam teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil yang positif. Ada tiga alasan utama yaitu :

1.    Kualitas Informasi. Keputusan-keputusan yang berkualitas tinggi membutuhkan informasi berkualitas tinggi. Tabel berikut dapat menjelaskan dimensi kualitas informasi yang dapat memengaruhi kualitas keputusan yang diambil.

2.    Penyaringan Manajemen. Walaupun dengan informasi yang tepat waktu dan akurat, ada manajer yang dapat mengambil keputusan yang buruk. Manajer (sama dengan manusia lainnya) menerima informasi melalui berbagai tahap penyaringan yang masuk akal tentang dunia di sekitar mereka. Manajer mempunyai perhatian tertentu, fokus pada jenis masalah dan solusi tertentu, dan mempunyai bias-bias yang menolak informasi yang tidak sesuai dengan konsep awalnya.

3.    Politik dan Inersia Organisional. Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk melakukan tindakan-tindakan yang bersifat menentukan. Keputusan yang diambil perusahaan sering menunjukan penyeimbang dari kelompok-kelompok yang berbeda dalam perusahaan dan bukan solusi yang terbaik atas masalah yang dihadapi.

B.       Sistem Untuk Mengambil Keputusan

Ada empat jenis sistem untuk mendukung keputusan yang berbeda jenis dan tingkat yang telah dijelaskan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) memberikan laporan rutin dan rangkuman dari data transaksi kepada manajer menengah dan manajer operasional untuk memberikan jawaban atas masalah keputusan yang terstruktur dan semistruktur. Sistem Pendukung Keputusan (DSS) menyediakan model analitis atau perangkat analisis data berukuran besar kepada manajer menengah yang menghadapi keputusan semiterstruktur. Sistem pendukung eksekutif (ESS) adalah sistem yang memberikan informasi dari luar (berita, analisis saham, dan tren industri) dan rangkuman tingkat tinggi tentang kinerja perusahaan kepada manajer senior, yang harus mengambil keputusan yang kebanyakan bersifat tidak terstruktur. Sistem pendukung keputusan kelompok (group decision-support system-GDS) adalah sistem khusus yang memberikan sekumpulan lingkungan elektronik di mana manajer dan tim dapat mengambil keputusan secara kolektif dan merancang solusi untuk masalah tidak terstruktur dan masalah semistruktur.

1.      Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM secara khusus menghasilkan laporan yang sifatnya tetap dan rutin berdasarkan data yang diperoleh dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System-TPS) perusahaan. Kadang-kadang laporan SIM adalah laporan perkecualian, hanya menyoroti kondisi-kondisi khusus dan luar biasa,seperti ketika kuota penjualan untuk suatu wilayah tertentu jatuh di bawah tingkat yang diperkirakan, atau karyawan telah melebihi batas pengeluaran tunjangan perawatan giginya.

2.      Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

DSS mendukung analisis masalah semiterstruktu dan tidak terstruktur. DSS dimasa awalnya sangatlah digerakan oleh model, menggunakan beberapa jenis model untuk menunjukan analisis “bagaimana jika” dan analisis lainnya. Beberapa DSS yang kontemporer sifatnyadigerakkan oleh data, menggunakan pemrosessan analisis online (OLAP), dan penggalian data untuk penggalia datajuga aplikasi tabel pivot spreadsheet yang dijelaskan pada bagian ini.

v  Komponen DSS

1)   Basis data DSS (DSS database) adalah sekumpulan data yang sekarang dan historis dari sejumlah aplikasi atau kelompok.

2)   Sistem Perangkat Lunak DSS (DSS software system) berisi perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis data.

3)   Model adalah representasi abstrak yang mengilustrasikan beberapa komponen atau hubungan dari suatu fenomena.

4)   Model Analisis Sensitivitas (sensitivity analysis) melontarkan pertanyaan “bagaimana jika” secara berulang-ulang untuk menentukan akibat dari hasil perubahan satu faktor atau lebih.

v  Menggunakan tabel pivot spreadsheet untuk membantu pengambilan keputusan
Perangkat lunak spreadsheet juga berguna untuk membantu para manajer mendeteksi dan memahami pola dalam data. Tabel pivot secara sederhana adalah tabel yang menapilkan dua dimensi atau lebih dari data dalam format yang tepat.

3.      Nilai Bisnis DSS

DSS telah sangat berguna dan penting, dengan menyediakan informasi yang terperinci dan baik untuk mengambil keputusan yang memungkinkan perusahaan mengoordinasi proses bisnis baik internal maupun eksternal dengan tepat. Beberapa DSS membantu perusahaan dengan keputusan-keputusan dalam manajemen hubungan pelanggan atau manajemen rantai pasok. Beberapa DSS mengambil keuntungan dari data perusahaan besar yang disediakan oleh sistem perusahaan. Berikut beberapa contoh yang menjelaskan batas-batas kemampuan DSS : Burling Coat Factory:DSS untuk keputusan penentuan harga, DSS untuk analisis profitabilitas, Compass Bank: DSS untuk manajemen hubungan pelanggan (CRM).

4.      Visualisasi Data dan Sistem Informasi Geografi (GIS)

Dengan mempresentasikan data dalam bentuk grafik, perangkat visualisasi data (data visualization) membantu pengguna melihat pola dan hubungan dari data dalam jumlah besar yang akan sulit dipahami apabila data tersebut dipresentasikan dalam bentuk tulian biasa. Sisem Informasi Geografi (georaphic information system-GIS) adalah kategori khusus dari DSS yang menggunakan teknologi visualisasi data untuk menganalisis dan menampilkan data untuk perencanaan dan pengambilan keputusan dalam bentuk peta digital.

5.      Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan Berbasis Web

Sistem pendukung keputusan pelanggan (costumer decission-support system-CDSS) membantu proses pengambilan keputusan untuk seorang pelanggan atau calon pelanggan. Mereka yang tertarik membeli sebuah produk atau layanan dapat menggunakan mesin pencari, agen inteligen, katalog online, direktori web, newsgroup, e-mail, dan perangkatlainnyadi internet untuk membantu mereka mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk membantu mereka mengambil keputusan.

C.      Sistem Pendukung Eksekutif (ESS)

Sistem pendukung eksekutuf (executive support system-ESS), membantu manajer dalam masalah tidak terstruktur dan semistruktur dengan berfokus pada kebutuhan informasi pihak manajemen senior.

1.     Peran ESS Dalam Perusahaan

Kegunaaan ESS telah bergerak menuruni beberapa tingkat organisasional, sehingga sekarang para eksekutif dan bawahan dapat melihat data yang sama dengan cara yang sama. Sistem-sistem yang berlaku sekarang ini mencoba menghindari masalah data yang berlebih karena data dapat disaring atau ditampilkan dalam format grafik (apabila penggunanya memilih demikian).

2.    Nilai Bisnis ESS

Sebagian besar nilai dari ESS ditemukan pada fleksibilitasnya dan kemampuannya untuk menganalisis, membandingkan para pengguna melihat lebih data dalam waktu yang lebih singkat dengan kejelasan dan pemahaman yang lebih baik dari yang dapat diberikan oleh yang sistem berbasis kertas.

3.    ESS dan Perusahaan Digital

Untuk mengilustrasikan cara-cara ESS membantu pengambilan keputusan, kini dijelaskan jenis-jenis penerapan ESS yang penting untuk mengumpulkan inteligensi bisnis dan memantau kinerja perusahaan.

·      National life: ESS untuk inteligensi bisnis

·      Bonita bay properties dan pharmacia corporation: Memantu kinerja perusahaan dengan dashbor digital dan sistem balanced scorecard

·      Caesars entertaiment: Analisis kinerja keseluruhan perusahaan

D.      Sistem Pendukung Keputusan Kelompok

GDSS adalah sistem interaktif berbasi komputer yang digunakan untuk memfasilitasi penyelesaian masalah tidak terstruktur oleh sekelompok pengambil keputusan yang bekerjasama sebagai suatu kelompok.

v Apakah GDSS itu ?

GDSS adalah sistem interaktif berbasis komputer yang digunakan untuk memfasilitai penyelesaian masalah tidak terstruktur oleh sekelompok pengambil keputusan yang bekerjasama sebagai satu kelompok.

v Komponen GDSS

GDS menjadikan rapat lebih produktif dengan menyediakan perangkat untuk memfasilitasi perencanaan, pengembangan, penyusunan, dan evaluasi gagasan; menentukan prioritas; dan mendokumentasikan hasil rapat untuk pihak-pihak lain dalam perusahaan. GDS mempunyai tiga elemen dasar:

a.    Peranti keras, fasilitas konferensi itu sendiri, termasuk ruangan, meja, dan kursi.

b.    Peranti lunak, kuisioner elektronik, perangkat brainstroming elektronik, pengorganisasian ide, perangkat kuisioner, perangkat pemungutan suara atau penentuan prioritas, perangkat identifikasi dan analisis pihak yang berkepentingan, perangkat pembentuk kebijakan, kamus kelompok.

c.    Dan orang, peserta, fasilitator yang terlatih dan karyawan bagian dukungan perangat keras dan perangkat lunak.

v Gambaran Umum Pertemuan GDSS

Dalam sebuah rapat elektronik GDSS, setiap peserta dilengkapi dengan workstation.Workstation tersebut terhubung ke jaringan, ke workstation fasilitator, dan ke server file untuk rapat. Semua data yang diberikan para peserta dari workstation mereka kepada kelompok dikumpulkan dan disimpan dalam server file. Papan tulis dapat dilihat baik pada masing-masing sisi dari layar proyeksi. Banayk ruang pertemuan elektronik tempat duduknya berbentuk setengah lingkaran dan bertingkat dalam gaya legislatif untk mengkoordinasi jumlah peserta yang banyak. Fasilitator mengendalikan penggunaan perangakat-perangakt tersebut saat rapat berlangsung.

v Nilai Bisnis GDSS

Dengan peranti lunak GDSS, penelitian menunjukkan bahwa jumlah peserta rapat dapat meningkat, sementara produktivitas juaga meningkat. Satu alasan adalah peserta rapat dapat berkontribusi secara bersama, alih-alih datu demi satu, yang membuat waktu pertemuan digunakan secara lebih efisien. GDSS memberikan suasana yang lebih kolaboratif denagan menjamin anonimitas konstributor. Peserta dapat memberikan konstribusi tanpa merasa takut dikritik atau idenya ditolak karena identitasnya diketahui. Peranti lunak GDSS mengikuti metode terstruktur dalam mengelola dan mengevaluasi ide serta menyimpan hasil rapat. Dokumentasi pertemuan oleh satu kelompok dalam satu tempat juga dapat digunakan sebagai masukan pada rapat lainnya mengenai proyek yang sma di tempat lain.

DAFTAR PUTAKA

Loudon P.Jane and Loudon C.Kenneth .(2012).Chapter 12 Enhancing Decision Making. Loudon P.Jane and Loudon C.Kenneth .Management Information System.Twelfth Edition. Prentice Hal

Yusnika, Feny. “Meningkatkan Proses Pengambila Keputusan” . Blog Upi Edu. http://fenyyusnika.blog.upi.edu/2015/10/31/rangkuman-bab-12-meningkatkan-proses-pengambilan-keputusan/ (31 Oktober 2015).